Contrato firmado: qué enviar y dónde encontrarlo
Por Arthur Teboul, DokuTrak · Publicado
En resumen
Un contrato firmado es la versión final y ejecutada de un acuerdo: una carta de compromiso, un contrato con un cliente o proveedor, un contrato de empleo. Envíe todas las páginas, la página de firmas firmada por todas las partes y cada anexo y enmienda. La copia final suele estar en el correo de firma electrónica o con la otra parte.
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¿Qué es un contrato firmado?
Un contrato nombra a las partes, lo que cada una se compromete a hacer, el precio o las condiciones de pago, las fechas y cómo termina. Los anexos suelen contener los detalles importantes, como el alcance del trabajo o la tabla de tarifas.
Un contrato ejecutado lleva las firmas de todas las partes, con fecha. Una versión firmada solo por usted, o un borrador con cambios marcados, no es el acuerdo vigente.
Quién lo envía y cuándo
Cualquiera de las partes puede preparar el contrato, y ambas guardan una copia firmada. Cuando se firma en línea, el servicio de firma electrónica envía el documento completo a cada firmante. Las enmiendas firmadas después modifican el original y van con él.
Dónde obtener un contrato firmado
- Su correo electrónico: busque el nombre del servicio de firma (DocuSign, Adobe Acrobat Sign, Dropbox Sign) y la palabra Completed.
- Su cuenta en ese servicio de firma, en la sección de documentos completados o firmados.
- La carpeta de contratos de su empresa o el sistema donde su negocio guarda los acuerdos.
- La otra parte, que puede enviarle su copia firmada si usted perdió la suya.
- Si el contrato es en papel, escanee todas las páginas, incluidos los anexos y la página de firmas.
Archivos equivocados que se envían en su lugar
- Un borrador o una versión con cambios marcados en lugar de la copia firmada.
- Solo la página de firmas, o el contrato sin sus anexos.
- Una copia firmada por una sola de las partes.
- El contrato original sin las enmiendas posteriores, o al revés.
- Una propuesta o cotización que nunca se firmó.
Preguntas frecuentes
¿Cómo encuentro un contrato que firmé con DocuSign?
Busque en su correo el aviso de documento completado de DocuSign y abra el enlace, o inicie sesión en DocuSign y revise los sobres completados. Desde ahí puede descargar el PDF final.
¿Un acuerdo por correo electrónico es un contrato?
Puede serlo, según los términos y la ley aplicable. Si le piden un contrato firmado, envíe el documento formal firmado si existe; antes de enviar una cadena de correos en su lugar, consúltelo con quien se lo pidió.
Pídalo una vez. DokuTrak se encarga de recordarlo.
- Su cliente sube el archivo desde un solo enlace, sin cuenta ni contraseña.
- Los recordatorios salen según un calendario, por defecto 2, 5, 10 y 14 días después de la solicitud, hasta que llega el archivo.
- Con la revisión por IA activada en su espacio de trabajo (viene desactivada), cada archivo recibe una primera lectura que señala un archivo que no es un contrato firmado o un escaneo ilegible o borroso. Cuando no está segura, lo indica.
- Usted acepta cada archivo o pide que se vuelva a subir, y su cliente recibe la nota por correo. La IA nunca acepta un archivo.
- DokuTrak funciona en inglés y en francés: la página de carga y los recordatorios llegan al cliente en uno de esos dos idiomas. El mensaje de la solicitud lo escribe usted, así que puede pegar el correo en español de esta página.