Factura: qué es y cómo encontrarla o exportarla
Por Arthur Teboul, DokuTrak · Publicado
En resumen
La factura (invoice) es el cobro que un negocio envía para pedir el pago de bienes o servicios. Muestra quién vende, quién compra, el número y la fecha, los conceptos, los montos, el impuesto sobre las ventas si aplica y las condiciones de pago. Expórtela del programa de facturación o contabilidad que la creó, o búsquela en su correo si se la enviaron.
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¿Qué es una factura?
La factura pide un pago; no prueba que el pago se hizo. Una factura marcada como pagada, un recibo o un movimiento bancario muestran que el dinero realmente se pagó.
Una factura en regla lleva un número único, la fecha de emisión, el nombre y la dirección del vendedor y del comprador, la descripción de cada producto o servicio, cantidades y precios, impuestos, el total y la fecha de vencimiento.
Quién lo envía y cuándo
La emite el negocio que vendió los bienes o servicios, normalmente al terminar el trabajo o según el calendario de cobro del contrato. Si usted tiene el negocio, emite facturas; si es el cliente, las recibe.
Dónde obtener una factura
- Su programa de facturación o contabilidad (QuickBooks, Xero, FreshBooks, Wave u otros): abra la factura y expórtela o imprímala en PDF.
- Su herramienta de cobro (Stripe, Square, PayPal), que guarda las facturas enviadas.
- Su correo, para facturas recibidas de un proveedor: busque el nombre del proveedor o el número de factura.
- La cuenta de cliente o la página de facturación del proveedor, donde muchos guardan las facturas anteriores.
- El proveedor directamente, que puede enviarle de nuevo una copia.
Archivos equivocados que se envían en su lugar
- Una cotización o presupuesto en lugar de la factura.
- Un recibo cuando se pidió la factura, o al revés.
- Un estado de cuenta con varias facturas en lugar de la factura pedida.
- Un borrador que nunca se envió, o una factura anulada o reemplazada después.
- Una captura de la lista de facturas en lugar de la factura misma.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre una factura y un recibo?
La factura pide el pago. El recibo confirma que se pagó. Si le piden prueba de pago, envíe el recibo o una factura marcada como pagada con la fecha del pago.
¿Cómo descargo una factura de QuickBooks?
Abra la factura y use la opción de imprimir o descargar para guardarla en PDF. Los menús cambian según la versión, así que busque Print o Save as PDF en la pantalla de la factura.
Pídalo una vez. DokuTrak se encarga de recordarlo.
- Su cliente sube el archivo desde un solo enlace, sin cuenta ni contraseña.
- Los recordatorios salen según un calendario, por defecto 2, 5, 10 y 14 días después de la solicitud, hasta que llega el archivo.
- Con la revisión por IA activada en su espacio de trabajo (viene desactivada), cada archivo recibe una primera lectura que señala un archivo que no es una factura o un escaneo ilegible o borroso. Cuando no está segura, lo indica.
- Usted acepta cada archivo o pide que se vuelva a subir, y su cliente recibe la nota por correo. La IA nunca acepta un archivo.
- DokuTrak funciona en inglés y en francés: la página de carga y los recordatorios llegan al cliente en uno de esos dos idiomas. El mensaje de la solicitud lo escribe usted, así que puede pegar el correo en español de esta página.