Formulario W-9: qué es y por qué se lo piden
Por Arthur Teboul, DokuTrak · Publicado
En resumen
El formulario W-9 (Request for Taxpayer Identification Number and Certification) es el que usted llena y entrega a un negocio que le va a pagar, para que tenga su nombre legal, dirección y número de Seguro Social o de identificación de empleador. Se entrega al pagador, nunca al IRS. El pagador lo usa después para preparar su 1099.
¿Qué es un formulario W-9?
El W-9 pide su nombre, el nombre comercial si lo tiene, su clasificación tributaria federal (persona física, LLC, corporación, etc.), dirección y número de identificación del contribuyente, y luego su firma certificando que el número es correcto.
Se suele pedir antes del primer pago: un cliente nuevo, un banco, un corredor o un servicio que le paga. Las personas que no son estadounidenses suelen entregar el Formulario W-8BEN en lugar del W-9.
Quién lo envía y cuándo
Usted lo llena; el negocio que lo pide lo guarda en sus archivos. El formulario en blanco lo publica el IRS y se descarga gratis en irs.gov. El IRS publica también una versión en español, el Formulario W-9(SP); esta página explica el formulario, no lo reemplaza.
Dónde obtener un formulario W-9
- El enlace o PDF que le envió el pagador con su solicitud de alta como proveedor.
- El sitio del IRS, irs.gov, para el formulario W-9 vigente en blanco.
- Sus propios archivos, si ya llenó uno este año con los mismos datos.
- Su contador, si no sabe qué clasificación tributaria marcar.
Archivos equivocados que se envían en su lugar
- Un W-9 sin firma o sin fecha.
- Un nombre comercial en la línea 1 cuando el número indicado es su SSN personal.
- Una versión antigua del formulario cuando el pagador pide la vigente.
- Un W-4, el formulario de retención para empleados, enviado en lugar del W-9.
Preguntas frecuentes
¿Para qué sirve el formulario W-9?
Le da al pagador los datos que necesita para reportar lo que le pagó, normalmente en un 1099-NEC o 1099-MISC que le envía a usted y al IRS.
¿El W-9 se envía al IRS?
No. Se entrega al negocio que lo pidió, que lo guarda en sus archivos.
¿Es seguro enviar un W-9?
Contiene su número de identificación del contribuyente, así que envíelo por un canal seguro a un pagador que conozca, no como adjunto de un correo de un remitente desconocido.
Pídalo una vez. DokuTrak se encarga de recordarlo.
- Su cliente sube el archivo desde un solo enlace, sin cuenta ni contraseña.
- Los recordatorios salen según un calendario, por defecto 2, 5, 10 y 14 días después de la solicitud, hasta que llega el archivo.
- Con la revisión por IA activada en su espacio de trabajo (viene desactivada), cada archivo recibe una primera lectura que señala un archivo que no es un formulario W-9 o un escaneo ilegible o borroso. Cuando no está segura, lo indica.
- Usted acepta cada archivo o pide que se vuelva a subir, y su cliente recibe la nota por correo. La IA nunca acepta un archivo.
- DokuTrak funciona en inglés y en francés: la página de carga y los recordatorios llegan al cliente en uno de esos dos idiomas. El mensaje de la solicitud lo escribe usted, así que puede pegar el correo en español de esta página.