Formulaire W-9 : ce que c’est, et pourquoi un client vous le demande
Par Arthur Teboul, DokuTrak · Publié le
En bref
Le formulaire W-9 (Request for Taxpayer Identification Number and Certification) est le document américain que vous remplissez pour une entreprise qui va vous payer : nom légal, adresse et numéro fiscal américain (SSN ou EIN). Il se remet au payeur, jamais à l’IRS. Si vous n’êtes pas une personne américaine, c’est en général un W-8BEN qu’il faut fournir à la place.
Qu’est-ce qu’un formulaire W-9 ?
Le W-9 demande votre nom, le nom commercial s’il y en a un, la classification fiscale fédérale (particulier, LLC, société, etc.), l’adresse et le numéro d’identification fiscale, puis votre signature qui certifie l’exactitude du numéro.
Il est demandé avant un premier paiement : par un nouveau client, une banque, un courtier ou un service de paiement. Le payeur s’en sert plus tard pour établir votre 1099.
Qui l’envoie, et quand
C’est vous qui le remplissez ; l’entreprise qui le demande le conserve. Le formulaire vierge est publié par l’IRS et téléchargeable gratuitement sur irs.gov.
Où obtenir un formulaire W-9
- Le lien ou le PDF envoyé par le payeur avec sa demande de référencement fournisseur.
- Le site de l’IRS, irs.gov, pour le formulaire W-9 vierge en vigueur.
- Vos propres dossiers, si vous en avez déjà rempli un cette année avec les mêmes informations.
- Votre comptable, si vous hésitez sur la classification fiscale à cocher.
Les mauvais fichiers envoyés à la place
- Un W-9 non signé ou non daté.
- Un nom commercial en ligne 1 alors que le numéro indiqué est votre SSN personnel.
- Une ancienne version du formulaire alors que le payeur demande la version en vigueur.
- Un W-9 rempli par une personne non américaine, quand c’est un W-8BEN qui était attendu.
Questions fréquentes
À quoi sert le formulaire W-9 ?
Il donne au payeur les informations nécessaires pour déclarer ce qu’il vous a versé, en général sur un 1099-NEC ou 1099-MISC envoyé à vous et à l’IRS.
Faut-il envoyer le W-9 à l’IRS ?
Non. Il se remet à l’entreprise qui l’a demandé, qui le garde dans ses dossiers.
Un freelance français doit-il remplir un W-9 ?
En général non : une personne qui n’est pas américaine remplit un W-8BEN. Le W-9 concerne les personnes américaines, citoyens et résidents fiscaux compris.
Demandez une fois. DokuTrak se charge des relances.
- Votre client dépose ses fichiers depuis un seul lien, sans compte ni mot de passe.
- Les relances partent selon un calendrier, par défaut 2, 5, 10 et 14 jours après la demande, jusqu’à réception du fichier.
- Avec la revue par IA activée dans votre espace (elle est désactivée par défaut), chaque dépôt reçoit une première lecture qui signale un fichier qui n’est pas un formulaire W-9 ou un scan illisible ou flou. Quand elle n’est pas sûre, elle le dit.
- Vous acceptez chaque fichier ou demandez un nouveau dépôt, et votre client reçoit la note par e-mail. L’IA n’accepte jamais un fichier.
- DokuTrak existe en français : l’application, la page de dépôt et les relances envoyées au client.