Formulario 1099-NEC: qué es, quién lo envía y dónde encontrarlo
Por Arthur Teboul, DokuTrak · Publicado
En resumen
El formulario 1099-NEC (Nonemployee Compensation) es el que un negocio envía a un contratista independiente al que le pagó durante el año, a más tardar el 31 de enero. Muestra lo que se le pagó por sus servicios, normalmente sin retención de impuestos. Recibe uno de cada cliente que debe reportarlo, así que es normal tener varios.
¿Qué es un formulario 1099-NEC?
El 1099-NEC informa los pagos que un negocio hizo a alguien que no es su empleado: trabajadores por cuenta propia, consultores, contratistas. La casilla 1 muestra la compensación. La casilla 4 muestra el impuesto federal retenido, que suele estar vacía salvo que se aplicara la retención adicional (backup withholding).
El pagador presenta la Copia A ante el IRS y le envía a usted la Copia B. Desde el año fiscal 2020, los pagos a contratistas van en el 1099-NEC; antes iban en una casilla del 1099-MISC.
Quién lo envía y cuándo
Cada cliente que le pagó por servicios en el curso de su negocio emite un 1099-NEC con los datos del formulario W-9 que usted le dio. Debe entregarle su copia a más tardar el 31 de enero del año siguiente, por correo o en formato electrónico si usted lo aceptó.
Dónde obtener un formulario 1099-NEC
- Su correo electrónico, hacia finales de enero: muchos clientes lo envían en PDF o desde su programa de contabilidad.
- El correo postal, a la dirección que anotó en su W-9.
- La sección de proveedores o contratistas del portal de pagos del cliente, si le dieron acceso.
- El contador o el área de cuentas por pagar del cliente, que puede reenviar una copia perdida.
- Para un año anterior, la transcripción de salarios e ingresos (Wage and Income transcript) en su cuenta en línea del IRS.
Archivos equivocados que se envían en su lugar
- Una factura o un resumen de pagos en lugar del 1099-NEC.
- Solo los formularios de los clientes grandes, olvidando los pequeños.
- Un 1099-K de una aplicación de pagos enviado como si reemplazara el 1099-NEC: informan cosas distintas.
- El formulario del año pasado, descargado del mismo correo.
- Nada para un cliente que nunca lo envió: el ingreso se declara igual, así que envíe sus propios registros.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la fecha límite del 1099-NEC?
El pagador debe enviarle su copia y presentarlo ante el IRS a más tardar el 31 de enero. Si cae en fin de semana o día feriado, pasa al siguiente día hábil.
¿Debo declarar el ingreso si no recibí el 1099-NEC?
Sí. El ingreso tributa aunque no se haya emitido el formulario. Guarde sus facturas y depósitos bancarios como registro de lo que le pagó cada cliente.
¿Qué diferencia hay entre el 1099-NEC y el W-2?
El W-2 es para empleados, con impuestos retenidos por el empleador. El 1099-NEC es para contratistas, que normalmente pagan su propio impuesto sobre la renta y de trabajo por cuenta propia.
Pídalo una vez. DokuTrak se encarga de recordarlo.
- Su cliente sube el archivo desde un solo enlace, sin cuenta ni contraseña.
- Los recordatorios salen según un calendario, por defecto 2, 5, 10 y 14 días después de la solicitud, hasta que llega el archivo.
- Con la revisión por IA activada en su espacio de trabajo (viene desactivada), cada archivo recibe una primera lectura que señala un archivo que no es un formulario 1099-NEC, un escaneo ilegible o borroso o una copia donde falta o aparece cortado uno de estos datos: el nombre del beneficiario, el TIN del beneficiario. Cuando no está segura, lo indica.
- Usted acepta cada archivo o pide que se vuelva a subir, y su cliente recibe la nota por correo. La IA nunca acepta un archivo.
- DokuTrak funciona en inglés y en francés: la página de carga y los recordatorios llegan al cliente en uno de esos dos idiomas. El mensaje de la solicitud lo escribe usted, así que puede pegar el correo en español de esta página.