Formulaire 1099-NEC : ce que c’est, qui l’envoie, où le trouver
Par Arthur Teboul, DokuTrak · Publié le
En bref
Le 1099-NEC (Nonemployee Compensation) est le formulaire fiscal américain qu’une entreprise envoie à un prestataire indépendant qu’elle a payé dans l’année, au plus tard le 31 janvier. Il indique les sommes versées pour ses services, en général sans retenue d’impôt. Chaque client concerné en envoie un : un freelance en reçoit donc souvent plusieurs.
Qu’est-ce qu’un formulaire 1099-NEC ?
Le 1099-NEC déclare les paiements faits à une personne qui n’est pas salariée : freelances, consultants, prestataires. La case 1 indique la rémunération versée. La case 4 indique l’impôt fédéral retenu, souvent vide sauf retenue de sauvegarde (backup withholding).
Le payeur dépose la copie A auprès de l’IRS et vous envoie la copie B. Depuis l’année fiscale 2020, la rémunération des prestataires figure sur le 1099-NEC ; avant, elle occupait une case du 1099-MISC.
Qui l’envoie, et quand
Chaque client professionnel qui vous a payé pour des services émet un 1099-NEC, à partir du formulaire W-9 que vous lui avez remis. Il doit vous le transmettre au plus tard le 31 janvier de l’année suivante, par courrier ou par voie électronique si vous l’avez accepté.
Où obtenir un formulaire 1099-NEC
- Votre boîte mail, vers la fin janvier : beaucoup de clients l’envoient en PDF ou depuis leur logiciel comptable.
- Le courrier, à l’adresse indiquée sur votre W-9.
- L’espace fournisseurs du client, s’il vous a ouvert un accès.
- Le comptable ou le service fournisseurs du client, qui peut renvoyer une copie perdue.
- Pour une année passée, le relevé Wage and Income de l’IRS, accessible depuis le compte en ligne IRS.
Les mauvais fichiers envoyés à la place
- Une facture ou un récapitulatif de paiements à la place du 1099-NEC.
- Seulement les formulaires des gros clients, en oubliant les petits.
- Un 1099-K d’un service de paiement envoyé comme s’il remplaçait le 1099-NEC : ils ne déclarent pas la même chose.
- Le formulaire de l’année précédente, retrouvé dans le même fil de mails.
- Rien pour un client qui ne l’a jamais envoyé : le revenu se déclare quand même, envoyez donc vos propres justificatifs.
Questions fréquentes
Quelle est la date limite du 1099-NEC ?
Le payeur doit vous envoyer votre copie et la déposer auprès de l’IRS au plus tard le 31 janvier. Un week-end ou un jour férié reporte la date au jour ouvré suivant.
Faut-il déclarer un revenu sans 1099-NEC ?
Oui. Le revenu est imposable même si aucun formulaire n’a été émis. Gardez vos factures et vos relevés bancaires comme preuve de ce que chaque client a payé.
Quelle différence entre un 1099-NEC et un W-2 ?
Le W-2 concerne les salariés, avec retenue d’impôt par l’employeur. Le 1099-NEC concerne les prestataires, qui paient en général eux-mêmes l’impôt sur le revenu et la self-employment tax.
Demandez une fois. DokuTrak se charge des relances.
- Votre client dépose ses fichiers depuis un seul lien, sans compte ni mot de passe.
- Les relances partent selon un calendrier, par défaut 2, 5, 10 et 14 jours après la demande, jusqu’à réception du fichier.
- Avec la revue par IA activée dans votre espace (elle est désactivée par défaut), chaque dépôt reçoit une première lecture qui signale un fichier qui n’est pas un formulaire 1099-NEC, un scan illisible ou flou ou une copie où l’une de ces mentions manque ou est coupée : le nom du bénéficiaire, le TIN du bénéficiaire. Quand elle n’est pas sûre, elle le dit.
- Vous acceptez chaque fichier ou demandez un nouveau dépôt, et votre client reçoit la note par e-mail. L’IA n’accepte jamais un fichier.
- DokuTrak existe en français : l’application, la page de dépôt et les relances envoyées au client.