Formulario W-2: qué es y cómo obtener el suyo
Por Arthur Teboul, DokuTrak · Publicado
En resumen
El W-2 (Wage and Tax Statement) es el formulario que cada empleador entrega a sus empleados a más tardar el 31 de enero, con el salario del año y los impuestos retenidos. Descárguelo del portal de nómina o pídalo a recursos humanos. Si no llega, pídalo al empleador; si a fines de febrero sigue sin llegar, llame al IRS.
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¿Qué es un formulario W-2?
El formulario W-2 informa lo que el empleador le pagó durante el año calendario y lo que retuvo para el impuesto federal sobre la renta, el Seguro Social y Medicare. Las retenciones estatales y locales aparecen en las casillas 15 a 20.
El empleador presenta la Copia A ante la Administración del Seguro Social. Usted recibe las Copias B, C y 2: la B acompaña la declaración federal, la 2 la declaración estatal y la C se queda en sus archivos.
Quién lo envía y cuándo
Todo empleador que le pagó un salario emite un W-2 y debe entregarlo a más tardar el 31 de enero del año siguiente. La mayoría de los servicios de nómina lo publican en línea esa misma semana; la copia en papel puede llegar después por correo.
Dónde obtener un formulario W-2
- El portal de nómina o de recursos humanos de su empleador (ADP, Paychex, Gusto, Workday u otros), normalmente en la sección de documentos fiscales.
- El correo postal: el W-2 en papel se envía a la dirección que tiene nómina, así que una mudanza reciente es una causa frecuente de que no llegue.
- Su contacto de recursos humanos o de nómina, que puede emitir de nuevo una copia perdida.
- Para un año anterior, la transcripción de salarios e ingresos (Wage and Income transcript) en su cuenta en línea del IRS.
- Si a fines de febrero sigue sin llegar, el IRS puede comunicarse con el empleador por usted (tenga a mano su último talón de pago).
Archivos equivocados que se envían en su lugar
- El último talón de pago en lugar del W-2: muestra totales del año, pero no es el formulario.
- Un solo W-2 cuando hubo dos empleos en el año.
- Una foto del teléfono con la casilla 1 o la 2 cortada o borrosa.
- El W-2 del año pasado, descargado del mismo portal.
- La Copia C o un resumen de nómina en lugar de la Copia B.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la fecha límite del W-2?
El empleador debe entregar el W-2 a sus empleados a más tardar el 31 de enero. Si cae en fin de semana, pasa al siguiente día hábil.
¿Puedo declarar impuestos sin el W-2?
Primero espere o solicítelo. Si cerca de la fecha límite sigue sin llegar, el IRS permite declarar con el Formulario 4852, un sustituto basado en su último talón de pago.
¿Qué diferencia hay entre un W-2 y un 1099?
El W-2 es para empleados, con impuestos retenidos por el empleador. El 1099-NEC es para contratistas independientes, a quienes se paga sin retención.
Pídalo una vez. DokuTrak se encarga de recordarlo.
- Su cliente sube el archivo desde un solo enlace, sin cuenta ni contraseña.
- Los recordatorios salen según un calendario, por defecto 2, 5, 10 y 14 días después de la solicitud, hasta que llega el archivo.
- Con la revisión por IA activada en su espacio de trabajo (viene desactivada), cada archivo recibe una primera lectura que señala un archivo que no es un formulario W-2 o un escaneo ilegible o borroso. Cuando no está segura, lo indica.
- Usted acepta cada archivo o pide que se vuelva a subir, y su cliente recibe la nota por correo. La IA nunca acepta un archivo.
- DokuTrak funciona en inglés y en francés: la página de carga y los recordatorios llegan al cliente en uno de esos dos idiomas. El mensaje de la solicitud lo escribe usted, así que puede pegar el correo en español de esta página.